Segretaria Virtuale per Amministratori di CondominioServizio di segretariato per garantire ai condomini una risposta professionale e immediata.
La tua assistente non solo risponde alle chiamate ma contatta i professionisti per preventivi, gestisce i reclami e organizza assemblee.
Un team di assistenti qualificate sempre vicine a te e alle tue esigenze, puoi così concentrarti su ciò che stai facendo senza essere disturbato e gestire con calma il tuo lavoro.
Gestione chiamata
Hai già il tuo numero di telefono dello studio da tempo e non vuoi modificarlo?
Effettua semplicemente la deviazione di chiamata ad un numero che ti assegniamo, puoi deviare anche le chiamate dal tuo cellulare quando sei impegnato o durante l’intera giornata.
Possibilità di avere un recapito telefonico con prefisso geografico della tua zona, il numero telefonico puoi inserirlo su carta intestata, sito internet e biglietti da visita.
Durante gli orari di chiusura puoi scegliere di attivare una casella vocale personalizzata, con sottofondo musicale ed una segreteria telefonica, riceverai i messaggi vocali via e-mail in tempo reale.
La tua assistente risponde a tuo nome e prende nota di tutti i dati utili e della tipologia di richiesta. Ti avvisa in tempo reale con un report dettagliato mezzo e-mail o sms.
In caso d’urgenza la tua assistente ti invia un SMS o ti inoltra la chiamata al tuo cellulare comunicandoti i dati della persona in linea.
Puoi comunicare un elenco di clienti denominati “vip” con i quali seguiamo un certo tipo di gestione della chiamata personalizzata.
Quando ne hai bisogno puoi far eseguire alla tua assistente chiamate in uscita per tuo conto dal tuo numero telefonico per:
• spostare degli appuntamenti nel caso di imprevisti;
• recall o SMS ai clienti per promemoria;
• sollecito pagamenti;
• organizzazione e pianificazioni delle assemblee condominiali;
• gestione reclami;
• avvisi e disposizioni d’intervento ai tuoi fidati collaboratori;
• apertura ticket emergenze
Gestione Agenda
A tua disposizione un’agenda on-line consultabile 24h su 24 da PC, Tablet e Smartphone ovunque tu sia inserendo le tue credenziali segrete.
E’ possibile, pertanto, fissare appuntamenti e sopralluoghi presso i condomini amministrati e/o con fornitori per eventuali preventivi da stipulare.
Qui puoi vedere i tuoi appuntamenti, consultare la Rubrica ed avere un collegamento automatizzato con il tuo Google Calendar.
Bloccare le giornate in cui sarai assente e molto altro.
Il sistema permette di ricevere un avviso in tempo reale via e-mail con i dettagli dell’operazione, una notifica per ogni appuntamento inserito. A tua volta puoi inserire e modificare gli appuntamenti, il sistema non permette l’inserimento di due appuntamenti in contemporanea con lo stesso orario di inizio.
Qualora tu abbia già un sistema gestionale provvederemo ad installarlo presso nostra sede.
Utilizzo e consultazione sistema DANEA
La tua assistente personale attraverso l’utilizzo del software DANEA può fornire i seguenti servizi:
- rilasciare informazioni telefoniche in merito alla situazione contabile (rate/versamenti) ai condomini;
- prendere nota telefonicamente degli interventi da effettuare presso i condomini e qualora in possesso di un elenco di fornitori, inoltrare direttamente la segnalazione all’impresa/artigiano tramite telefonata e/o tramite mail;
- accesso anagrafica condominiale, dati catastali e recapiti telefonici (da inserire e/o modificare/aggiornare) apertura e gestione sinistri per monitorare in tempo reale gli aggiornamenti delle varie pratiche;
- effettuare variazione intestazioni e invio bollette;
- trascrizioni verbali assemblee;
- predisposizione ODG assemblea condominiale;
- gestione ricezione mail;
- inserimento anagrafica condominiale e vari subentri;
- interagire per qualsiasi necessità con i vari fornitori;
- verificare nella sezione “Rate” i condomini morosi e procedere all’invio del sollecito di pagamento.
Altri Servizi
Sulla stessa numerazione puoi ricevere i fax in tempo reale che ti verranno inoltrati via e.mail.
Quando ne hai bisogno puoi far eseguire alla tua assistente chiamate in uscita per:
- confermare appuntamenti;
- organizzazione convegni e viaggi di lavoro;
- redazione preventivi
In caso d’urgenza possiamo inviarti un SMS o contattarti al tuo numero privato. Su richiesta inoltro della chiamata comunicando i dati della persona in linea.
La tua assistente invia e.mail e gestisce la tua casella di posta elettronica.
Vantaggi
- La Tua assistente personale, sempre la stessa, simbolo di fiducia e di sicurezza per te e i tuoi condomini, pronta a supportarti in qualsiasi momento.
- La Tua assistente può aiutarti anche nel reparto contabilità e utilizzare il tuo software DANEA, ottenendo vantaggi sia per te sia per i tuoi clienti, i quali riceveranno in breve tempo una risposta immediata ed efficace.
- Un importante aiuto a 360°. Si ridurranno i tempi delle gestione chiamate e aumenterà l’efficienza dell’ufficio.
- Servizio attivabile per l’intera giornata o solo quando ne hai bisogno e non sarai più disturbato durante l’attività lavorativa e nei momenti di relax.
Inviaci la tua richiesta per avere più informazioni ed attivare subito il servizio. Risponderemo ad ogni tua domanda.
Una vera e propria rivelazione per la mia vita professionale, un servizio innovativo per la gestione dei miei appuntamenti. Ora i pazienti possono prendere appuntamenti anche durante l’orario di visita. Ora non so come farei senza di voi, grazie per la vostra disponibilità.
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